Urlaub, Feiertage, Vertretung: Wo Sie das überall eintragen müssen

Es klingt nach einer Kleinigkeit und ärgert Patienten mehr als fast alles andere: Jemand steht vor verschlossener Tür, weil die Ordination im Urlaub ist und es nirgends stand. Der Ärger richtet sich danach nicht gegen den Urlaub, sondern gegen die Praxis.

Die Stellen, an die niemand denkt

Das Google-Unternehmensprofil. Die wichtigste von allen — und die, die am häufigsten vergessen wird. Die meisten Menschen prüfen Öffnungszeiten direkt in der Suche, ohne Ihre Website je zu öffnen. Google hat dafür „Sonderöffnungszeiten": Sie tragen den Zeitraum im Voraus ein, die Anzeige schaltet sich von selbst um und wieder zurück.

Die Website. Ein Hinweis dort, wo die Öffnungszeiten stehen, plus einer auf der Startseite. Ein Banner, der nach dem Urlaub stehen bleibt, ist allerdings schlimmer als keiner — Sie brauchen also einen Weg, ihn selbst wieder zu entfernen.

Der Anrufbeantworter. Mit Datum der Rückkehr und, falls vorhanden, der Vertretung.

Das Buchungssystem. Sonst laufen Termine in Zeiträume, in denen niemand da ist.

Die automatische E-Mail-Antwort. Anfragen kommen weiter, auch wenn geschlossen ist.

Die Aushangtafel an der Tür. Für alle, die trotzdem kommen.

Die Reihenfolge, die sich bewährt hat

1. Google-Profil, weil dort die meisten nachsehen
2. Buchungssystem, damit keine Termine hineinlaufen
3. Website
4. Anrufbeantworter und E-Mail-Antwort
5. Aushang

Die Vertretung richtig angeben

Wenn es eine gibt, gehört sie dorthin, wo die Schließzeit steht — mit Name, Adresse und Telefonnummer, nicht nur „Vertretung siehe Aushang". Wer vor verschlossener Tür steht, hat kein Papier dabei, aber ein Telefon.

Ein Satz dazu, wofür die Vertretung zuständig ist und wofür nicht, erspart Ihnen und der Kollegin Anrufe, die niemandem helfen.

Wie Sie sich das künftig sparen

Tragen Sie einmal im Jahr alle Schließtage gesammelt ein — Feiertage, Fenstertage, Urlaube. Google nimmt Sonderöffnungszeiten weit im Voraus entgegen. Danach müssen Sie nur noch reagieren, wenn sich etwas ändert.

Setzen Sie sich außerdem eine Erinnerung auf den Rückkehrtag: Hinweise entfernen. Ein „Wir sind bis 12. August im Urlaub", das im Oktober noch steht, wirkt schlimmer als ein leerer Platz.

Unser Fazit

Fünf Minuten einmal im Jahr ersparen Ihnen ein Dutzend verärgerter Anrufe. Und wenn die Änderung auf der Website mehr als zwei Minuten dauert oder eine fremde Hilfe braucht, ist das ein Hinweis auf ein größeres Problem: Solche Kleinigkeiten müssen Sie selbst erledigen können, sonst bleiben sie liegen.